La ofimática básica es el tema principal de Oficientes. Ayudamos a transmitir al usuario básico de oficina e informática el material y la información necesaria para realizar sus tareas, funciones u hobbies de una forma mucho más rápida, simple y didáctica.

Nos dedicamos a recopilar todo tipo de recursos ofimáticos, en lo posible gratuitos. Un vistazo rápido? Éste es nuestro TOP 5 de artículos visitados en el año 2017:

  1. Plantillas de diplomas para editar e imprimir gratis (Word y PDF).
  2. 5+ Formatos de agenda 2017 para descargar e imprimir.
  3. Modelos de currículum vitae en Word (opcional: CV en formato PSD).
  4. Recopilación de tipografías para diplomas y certificados.
  5. Formatos de carta de: presentación, recomendación laboral y renuncia voluntaria.

También nos adentramos en la ofimática empresarial, comentando de softwares de gestión, prespuestos, nóminas así como también de hardware: impresoras, equipos multi funcionales, computadores, notebooks, etc.

No nos olvidamos del mobilario y todo lo que engloba una oficina, temáticas que merecen ser abordadas para una visión completa de la ofimática.

¿Anhelas mejorar tus habilidades informáticas?, ¿Te gustaría que tus conocimientos te eviten las tareas más aburridas? Acá podrás encontrar la información necesaria para dar un paso adelante y convertirte en el experto de la oficina!.

¿Qué es exactamente la ofimática?

la ofimática eficiencia oficinaEl concepto de ofimática nace de la unión de las palabras “oficina” e “informática“, englobando al conjunto de herramientas, aplicaciones y técnicas que se utiliza en ambientes de escritorio para agilizar, optimizar y automatizar distintos procedimientos que originalmente pueden ser muy tediosos y repetitivos.

El uso de este término comenzó a masificarse en la década de los 70, con la aparición de tecnologías dominadas por procesadores y microprocesadores que poco a poco fueron reemplazando a los aparatos mecánicos que dominaban el mercado.

En la actualidad podemos decir que la ofimática incluye elementos un tanto dispares, como:

  • Software: procesadores de texto, hojas de cálculo, gestores de tareas, programas financieros, administradores de correo, navegadores, etc.
  • Hardware: computadoras, notebooks, faxes, impresoras, escáners, fotocopiadoras y todo tipo de dispositivo físico de la oficina.
  • Información: manuales, tutoriales, guías, glosarios, videotutoriales, webs con trucos informáticos, etc.
  • Servicios online: este ítem es reciente y podría ser incluido en software, pero a día de hoy es demasiado amplio y merece su propia sección.

En efecto, la ofimática es un ámbito bastante amplio que da para mucho más que un par de párrafos. Por lo tanto, en este artículo trataremos los temas principales de forma breve y concisa, pero dejando enlaces a otras publicaciones en las cuales el tema se explaya de forma considerable.

Lo principal: software y/o aplicaciones

Suites ofimáticas

ofimatica suites ofimaticasUna suite de ofimática es un conjunto de aplicaciones de escritorio que habitualmente incluyen un procesador de textos, hoja de cálculo y generador de presentaciones.

Al llegar a este punto irremediablemente pensamos en la que viene siendo la suite de oficina por excelencia desde hace muchos años: Microsoft Office.

Sin embargo existen competidores que en funciones no se quedan atrás, entre los que podemos contar a:

Cada una de ellas poseen características similares y permiten cierta compatibilidad entre sus formatos. La elección de una u otra depende del gusto personal y también del alcance de nuestro bolsillo.

Cabe señalar que este grupo de programas es el más importante de la ofimática y cada sub-programa, por ejemplo Excel o Word, es un mundo aparte, del cual existen muchos expertos que han creado infinidad de trucos, tutoriales, cursos, etc.

No es de extrañar que en muchos trabajos el manejo básico de estos programas sea un requisito requerido para ser aceptado en el cargo.

Correo electrónico y mensajería

ofimatica correo electronico mensajeriaEsta categoría de la ofimática engloba a los programas que nos permiten una comunicación con otras personas e instituciones, en un contexto online, por ejemplo:

  • Correo electrónico tradicional y online.
  • Clientes de mensajería (chat).
  • Programas de videoconferencia.
  • Software para llamadas telefónicas online.
  • Programas de soporte a distancia.

En primer lugar, Gmail y Outlook (tanto en web como escritorio) dominan el apartado de la mensajería web y correo electrónico, tecnologías en las que muchas empresas e instituciones basan su comunicación interna y externa, desplazando la vía telefónica.

Sin embargo, la mensajería móvil, de la mano de Whatsapp, Hangouts, Telegram y otras apps, amenaza seriamente con robar la preferencia, gracias a sus múltiples ventajas y facilidades de uso.

La mejora actual de la tecnología ha logrado que podamos “entrar” a un computador que se encuentra a kilómetros de distancia y poder realizar cambios o ajustes en él. Esta funcionalidad es muy bien utilizada por los informáticos de las empresas, los cuales así aplican mantenciones básicas sin moverse de sus escritorios.

Programas de imagen, audio y video

ofimatica imagen audio video multimediaLa ofimática moderna también incluye programas de tratamiento multimedia y es bastante normal que un oficinista promedio ya no solo tenga que lidiar con las típicas cartas, memos e informes, sino que también deba desarrollarse profesionalmente en labores que antiguamente eran trabajo de diseñadores gráficos o usuarios más avanzados de computación como:

  • Respaldo de material gráfico.
  • Grabación de entrevistas.
  • Subida de videos al portal de la empresa.
  • Envío de trabajos a imprentas y periódicos.

Para dichas tareas existen programas muy completos, como pueden ser las soluciones profesionales de Adobe y Corel, pero si no disponemos de ellas podemos optar por alternativas gratuitas entre las que están The Gimp, Paint.NET, Xara o Inskape.

Además de los programas mencionados anteriormente también existen otras pequeñas utilidades que nos pueden ayudar con una tarea en específico, por ejemplo la redimensión o cambio de formato en imágenes, visualización de archivos vectoriales, edición simple de vídeos, descarga de multimedia desde internet, etc.

Sin duda una rama de la ofimática que viene siendo cada vez más necesario dominar o al menos poseer un mínimo de conocimientos que nos saquen de emergencias en el trabajo.

Utilidades y herramientas

ofimatica utilidades herramientas archivosEsta sección puede ser una de las favoritas de los oficinistas ya que se descubren día a día pequeñas joyas que nos pueden hacer la vida más fácil en nuestras labores.

Para ilustrar, un ejemplo concreto puede ser Everything, un software minúsculo que nos permite realizar búsquedas de archivos en un abrir y cerrar de ojos.

Las aplicaciones que podemos incluir acá son de lo más variado e interesante, entre las que se cuentan utilidades como:

  • Lectores y editores de PDF.
  • Visores de archivos.
  • Calculadoras.
  • Extensiones para el navegador.
  • Análisis de nuestro computador.
  • Programas de backup (respaldos).
  • Anotaciones y recordatorios.
  • Programas de seguridad.

Lo que caracteriza estas herramientas podría decirse que son tres cosas: pequeño tamaño, simpleza y gran utilidad, convirtiéndose en ocasiones en programas imprescindibles de nuestro día a día en el trabajo.

Los elementos físicos: hardware y mobilario

ofimatica mobilario de oficina

Las tareas ofimáticas no son placenteras si no se realizan con buenos equipos y dentro de un espacio con ambiente tranquilo, relajado y amplio.

En este aspecto a veces no hay porqué gastarse un dineral: existe mobilario de oficina barato y de calidad, así como también fotocopiadoras y equipos usados bastante rendidores.

Los artículos de esta sección incluyen tips y recomendaciones para sacar el máximo provecho por mínimo dinero.

Electrónica de oficina

ofimatica eléctronica fax scanner

Aunque los medios online están en alza, los documentos impresos tradicionales siguen siendo necesarios en muchos casos y es menester realizar estudios y comparativas antes de adquirir nuevos equipos.

Los computadores y notebooks son básicos en una oficina, acompañados de las impresoras, escáneres y fotocopiadoras. En alza vienen los presentaciones como datas, micrófonos, punteros, etc. Un producto que poco a poco va desapareciendo es el viejo y querido fax.

Eso si, a día de hoy cobra gran importancia considerar el aspecto ecológico y elegir productos que sean amigables con nuestro medio ambiente.

Las marcas también deben ser conscientes y afortunadamente han creado periféricos que reducen el gasto de elementos naturales de forma considerable. Las materias primas que es necesario perseverar pueden ser papel, madera, electricidad y al mismo tiempo es vital disminuir el uso de plástico.

Escritorios y ambiente de oficina

ofimatica mobilario oficina muebles

Un escritorio no solo está compuesto de equipos electrónicos: el mobilario es clave en el bienestar de los usuarios.

Por suerte amoblar una oficina o estación de trabajo puede ser mucho más barato hoy día que en la década pasada gracias a la variedad y materiales alternativos que se utilizan para la construcción de estos elementos.

Se recomienda seguir el consejo de expertos a la hora de planificar la organización del espacio de trabajo ya que son ellos quienes poseen los conocimientos para lograr la máxima eficiencia en la elección de materiales y distribución de los muebles.

El uso de la luz natural es un punto sumamente importante, ya que permitirá un ahorro de energía eléctrica que será un respiro en las finanzas de la empresa o emprendimiento.

Hay páginas webs que recopilan fotos de las mejores oficinas del mundo como el sitio Office Snapshots.